摘 要： 浙江廣播電視集團(tuán)干部人事檔案管理信息化的研究和設(shè)計，包含對干部人事檔案管理現(xiàn)狀和問題挑戰(zhàn)的研究分析，對干部人事檔案管理信息系統(tǒng)總體思路和系統(tǒng)架構(gòu)的規(guī)劃設(shè)計，以及對項目各個子系統(tǒng)和功能模塊的設(shè)計實(shí)現(xiàn)。涵蓋了干部人事檔案數(shù)字化采集、業(yè)務(wù)流程、檔案閱覽等功能模塊，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化、智能化應(yīng)用。

　　關(guān)鍵詞： 干部人事檔案; 檔案管理; 數(shù)字化; 信息化

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　　0 引言

　　傳統(tǒng)的干部人事檔案管理已難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，為了順應(yīng)干部人事檔案發(fā)展的新趨勢。需思考如何按照中央和省委的要求，創(chuàng)新干部檔案管理的方法手段、規(guī)范完善干部人事檔案工作，這是每一個組織人事部門的責(zé)任和義務(wù)。對省級廣播電視管理部門而言，干部人事檔案數(shù)量大、材料多、業(yè)務(wù)重，因此，我們開展了集團(tuán)干部人事檔案信息化項目實(shí)施工作，旨在通過此項目提高干部人事檔案工作的真實(shí)性、安全性和時效性 [1]。基于此，本文結(jié)合新的政策、形勢和要求，分析干部人事檔案管理的發(fā)展需要以及面臨的挑戰(zhàn)。同時，提出干部人事檔案信息化的架構(gòu)設(shè)計建議，深入剖析各模塊功能設(shè)計的規(guī)劃和思路，探索干部人事檔案信息化建設(shè)的方式方法。

　　1 管理現(xiàn)狀和問題挑戰(zhàn)

　　從20世紀(jì)80年代開始至今，干部人事檔案信息化經(jīng)歷了單機(jī)檢索、單機(jī)與局域網(wǎng)相結(jié)合，到目前的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)三個階段。這個過程是國家關(guān)于檔案管理政策的發(fā)展過程，也是網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、硬件、軟件更新?lián)Q代的發(fā)展過程，國家政策和信息化發(fā)展水平直接決定了干部檔案信息化的設(shè)計理念和應(yīng)用水平[2]。人事檔案信息化管理意識缺乏、檔案資料信息更新滯后、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等問題給檔案管理信息化帶來了巨大挑戰(zhàn)，成為了新時期事業(yè)單位干部人事檔案管理部門無法回避、亟待解決的重大問題[3]。

　　2 架構(gòu)和總體思路

　　按照總體規(guī)劃思路，本項目整體設(shè)計開發(fā)干部檔案綜合信息管理平臺，分步完善各個功能模塊和子系統(tǒng)。另外，隨著當(dāng)前應(yīng)用軟件和計算機(jī)的迅速發(fā)展，在具體實(shí)施開發(fā)過程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因?yàn)榧嫒菪缘葐栴}減少了平臺的生命周期[4]。

　　2.1 總體架構(gòu)

　　干部人事檔案管理信息化項目的總體設(shè)計如圖1所示。

　　干部人事檔案信息化建設(shè)分為五大子系統(tǒng)：檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)。各個子系統(tǒng)分層次構(gòu)建，多個子系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)設(shè)計方案，有機(jī)結(jié)合，為集團(tuán)干部員工搭建一個功能強(qiáng)大的干部人事檔案信息管理應(yīng)用平臺，以實(shí)現(xiàn)干部檔案信息化管理，大幅提高干部人事檔案工作水平及效率。

　　2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案

　　本項目是干部人事檔案信息化工程項目，除了干部人事檔案信息化管理應(yīng)用平臺的建設(shè)，還有工作環(huán)境部署、數(shù)字資源建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。本項目網(wǎng)絡(luò)鏈路圖如圖2所示。

　　干部人事檔案信息化項目基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)分為五個部分，分別為數(shù)字檔案信息機(jī)房、檔案庫房管理部門、數(shù)字檔案采集工作組、檔案管理部門、檔案查借閱用戶。其中硬件部分包括了服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶存儲備份庫、電腦終端、路由器、交換機(jī)、防火墻、打印機(jī)、掃描儀以及監(jiān)控設(shè)備等。應(yīng)用支撐軟件部分包括了Windows Server操作系統(tǒng)、Windows 7操作系統(tǒng)、SQL Server數(shù)據(jù)庫等。

　　2.3 安全防范策略

　　項目安全防范策略是組合式的，既要考慮技術(shù)手段，也要考慮管理方法的運(yùn)用，通過網(wǎng)絡(luò)規(guī)化、監(jiān)控布置、信息技術(shù)、管理策略等一起組成全面的安全防范措施[5]。詳細(xì)說明如下。

　　⑴ 物理隔離。人事檔案是需要絕對保證安全的，而當(dāng)前信息化最大的安全隱患來自于網(wǎng)絡(luò)。因此，本項目采用物理隔離方式來解決網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，阻斷具有潛在威脅的連接。

　?、?監(jiān)控系統(tǒng)。項目在數(shù)字檔案信息機(jī)房、數(shù)字檔案閱覽室都布置了完整的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對突發(fā)性異常事件的過程進(jìn)行及時的監(jiān)視和記憶，對管理員和用戶進(jìn)行實(shí)時操作監(jiān)控，用以高效、及時地發(fā)現(xiàn)和處理安全事故。

　　⑶ 備份與還原。在軟件實(shí)施開發(fā)中，本項目設(shè)計了數(shù)據(jù)備份和還原功能，還建立了磁帶存儲備份庫，通過對檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)定期自動備份和人工不定期備份來保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全。

　?、?傳輸加密和存儲加密。加密傳輸指的是對傳輸過程中的數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止非法用戶通過截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲指的是對存儲圖像數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止檔案材料數(shù)據(jù)泄露和傳播。

　?、?授權(quán)管理。一是通過多種授權(quán)方式對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級控制，根據(jù)管理權(quán)限控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。二是通過設(shè)置用戶組權(quán)限的方式對人事檔案信息化應(yīng)用模塊進(jìn)行分級控制，根據(jù)用戶權(quán)限控制軟件功能的使用，更好地規(guī)范檔案利用制度。

　　2.4 技術(shù)路線

　　本項目采用Browser/Server系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)技術(shù)，使用JAVA開發(fā)語言，數(shù)據(jù)庫采用了SQL Server 2012。此種技術(shù)路線方案可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化應(yīng)用平臺的強(qiáng)大功能，開發(fā)成本也相對較低，對硬件配置要求也不高。

　　該項目中的干部人事檔案信息化應(yīng)用平臺所需要存儲數(shù)據(jù)就是檔案的信息和內(nèi)容，在SQL Server 2012中建立數(shù)據(jù)庫，就是要逐卷逐頁管理好每一本數(shù)字檔案。因此需要依次設(shè)計組織信息表、人員信息表、檔案目錄信息表、圖片文件說明表等，完整保存每一張圖片信息，準(zhǔn)確地對應(yīng)每一頁檔案材料的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)。根據(jù)集團(tuán)人事檔案規(guī)模，本項目需要的布置原始磁盤空間配置容量在20T以上的磁盤陳列一套。項目采用了支持RAID5，雙控制器磁盤陣列[6]。

　　3 項目子系統(tǒng)和功能模塊設(shè)計

　　根據(jù)中央和省委的工作要求，本項目組織人事部門研究分析，梳理了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和功能需求。干部人事檔案信息化管理主要圍繞數(shù)字化采集、日常業(yè)務(wù)處理、檔案閱覽這三個主要需求來設(shè)計，具體由檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)這五個子系統(tǒng)組成。

　　3.1 檔案采集系統(tǒng)

　　檔案采集系統(tǒng)貫穿于干部人事檔案數(shù)字化的全過程，數(shù)字化檔案工作人員拿到紙質(zhì)檔案后，先進(jìn)行紙質(zhì)檔案整理，按照《干部人事檔案工作條例》的要求進(jìn)行分類確認(rèn)、材料查缺補(bǔ)漏，然后在系統(tǒng)平臺中新建干部信息，建立檔案目錄，再通過系統(tǒng)連接掃描儀逐頁掃描檔案材料。掃描完成后檔案工作人員對數(shù)字檔案進(jìn)行審核確認(rèn)，防止缺頁漏項。確認(rèn)無誤后，工作人員再對每一頁圖像文件進(jìn)行糾正偏離、去除污漬、去除黑邊等處理，同時通過系統(tǒng)進(jìn)行高清化轉(zhuǎn)換。處理完畢后經(jīng)最終審核完成數(shù)字檔案的確認(rèn)入庫。

　　該子系統(tǒng)包括了干部檔案的基本信息錄入功能、目錄建立調(diào)整功能、檔案材料掃描功能、數(shù)字圖像處理和高清化轉(zhuǎn)換功能、干部檔案審核管理、數(shù)字檔案光盤制作功能、審核移交反饋功能等。

　　3.2 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

　　干部人事檔案日常業(yè)務(wù)既要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律也要優(yōu)化服務(wù)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程電子化，涵蓋了檔案工作人員接收采集檔案材料、審查審核、查借閱、梳理編目、轉(zhuǎn)遞調(diào)動、統(tǒng)計查詢等日常業(yè)務(wù)。主要包括日常管理、報表打印、系統(tǒng)維護(hù)三個部分。

　?、?日常管理：日常管理部分實(shí)現(xiàn)了對組織人事部門日常的檔案管理業(yè)務(wù)的管理，是干部人事檔案工作人員最經(jīng)常性使用的模塊，具體實(shí)現(xiàn)了檔案閱覽、整卷接收、入庫登記、轉(zhuǎn)遞調(diào)出、材料接收、材料轉(zhuǎn)出、人員調(diào)動等。

　?、?報表打印：報表打印部分能夠快速全面獲取日常報表數(shù)據(jù)，統(tǒng)計結(jié)果可以另存為Excel電子表格。打印的內(nèi)容支持了人事檔案目錄、干部人事檔案背脊、數(shù)字檔案評分表、數(shù)字檔案報送單、花名冊等。

　　⑶ 系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)維護(hù)部分是支撐業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，具體內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、用戶管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)和日志管理、代碼維護(hù)等。其中用戶管理包括用戶的新增刪除和功能權(quán)限的設(shè)置，日志管理是操作人員操作過程的記錄，系統(tǒng)備份和還原是保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全的重要保障。

　　3.3 檔案閱覽系統(tǒng)

　　檔案閱覽系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用戶在客戶端中查閱檔案、借閱實(shí)體檔案以及管理查詢?nèi)罩镜裙δ?。該子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)數(shù)字檔案閱覽業(yè)務(wù)電子化，通過線上流程審批，高效化審批檔案查閱申請和閱覽干部人事數(shù)字檔案，并保留了所有閱覽的記錄，便于日后的研判分析。網(wǎng)上閱覽可以按組織機(jī)構(gòu)或人員拼音查詢，可以實(shí)現(xiàn)檔案目錄及原件瀏覽、原件打印等功能，同時提供了數(shù)字檔案利用意見反饋表、檔案查借閱日志及審計功能。此外還包括干部檔案指標(biāo)采集統(tǒng)計查詢模塊、數(shù)字檔案統(tǒng)計及編研功能。

　　此系統(tǒng)中用戶角色分成了五種，分別是系統(tǒng)用戶、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、審批人員、干部調(diào)配工作人員和人事專員。其中審批人員也是干部檔案管理人員，可完成對檔案所有管理工作，在本系統(tǒng)中也是向集團(tuán)部門領(lǐng)導(dǎo)上報閱檔申請、建立用戶、分配閱覽范圍權(quán)限的角色。具體的閱檔流程如圖3所示，干部調(diào)配工作人員和人事專員需要填寫申請單通過科室負(fù)責(zé)人審批后，再由管檔管理人員和組織人事部門審批，全部通過后，可進(jìn)行查閱數(shù)字化檔案。

　　3.4 配置管理系統(tǒng)

　　配置管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)用戶管理、權(quán)限分配、角色管理及其他配置項的統(tǒng)一集中管理，主要由用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)配置三個模塊組成，主要是結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、效率優(yōu)化、數(shù)據(jù)存儲及備份、系統(tǒng)遷移、與其他系統(tǒng)對接等主要業(yè)務(wù)。配置管理是系統(tǒng)正常運(yùn)維、信息加固的必要措施。