摘　要：檔案管理的前期工作是要對檔案進行必要的整理和總結，這就有賴于公文的整理，少了文秘工作對公文的整理，檔案管理就不能很好地進行下去。文書檔案的價值關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質，高質量的文書檔案是建立在規(guī)范處理公文的基礎之上的，它們既有聯(lián)系又各自獨立。

　　關鍵詞：文秘工作,檔案管理,信息化

　　一、文秘工作與檔案管理工作之間的關系

　　文秘工作是保證職能部門正常運轉并為決策者服務的一項工作。它在文件、會議、辦事等方面從事著輔助性、參謀性、事務性的工作，既不同于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作。同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己的特點。文秘工作中產(chǎn)生的各種各樣的文件是檔案的主要來源，由于文秘工作中產(chǎn)生的公文還在傳遞、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，故還不能稱之為檔案，只有其完成了所有公文處理程序后，作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音的文書和信息材料才是檔案。因此，公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。

　　文秘工作與檔案管理是緊密聯(lián)系在一起的，二者是有機結合的整體。文秘工作中產(chǎn)生的公文是檔案的前身，檔案是公文的延續(xù)，兩者既有同一性，又各自具有個性。兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同，公文記錄反映了某一特定人群的社會活動實踐或者其他歷史檔案，是現(xiàn)實的活動;而檔案管理是要將這些記錄、檔案保留下來，其保存的是歷史活動記錄，它們具有基本相同的物質載體，兩者在內容和格式上完全一致。

　　二、文秘工作與檔案管理工作中存在的主要問題

　　1.處理體系不完善

　　文秘工作和檔案管理工作密不可分，相互相成的，理應形成一個比較完善的體系，協(xié)調好兩者，以提高機關工作的整體效率。然而，在許多單位，由于制度不健全、程序不夠規(guī)范，使得兩者的工作要求存在一定的差距，文秘工作處理不到位，增加了檔案管理工作的難度;檔案管理太復雜，文秘工作需使用檔案時，往往會浪費大量的時間在借閱檔案上。與此同時，越級行文、公文分類不準確等現(xiàn)象的產(chǎn)生，破壞了正常的運行秩序，嚴重影響了公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

　　2.資料不完整

　　由于文秘工作是檔案管理工作的前提，因此文秘工作中對于公文資料的收集、整理就顯得尤為重要。檔案需記錄的是一個單位全面的、系統(tǒng)的信息，特別是一些重要的資料，必須要完整、安全的保管。當前，雖然公文的處理已經(jīng)逐步地信息化，但是很多單位的資料還是以紙質版本的居多，文秘處理起來工作量大，容易丟失。這都會直接導致檔案管理工作的進展受阻。另外，還有一些細節(jié)問題的存在，如：傳真不經(jīng)過復印直接歸檔，導致文檔短期內字跡模糊不清;公文漏號、重號等情況的出現(xiàn)嚴重影響了檔案的質量。

　　3.工作人員素質不高

　　在一般的企事業(yè)單位，很多從事文秘工作的人員都不是受過正規(guī)培訓的專業(yè)人員，專業(yè)知識匱乏，加上文秘工作的繁重，更談不上去進行繼續(xù)教育，對于涉及專業(yè)問題的處理，主觀隨意性大，綜合素質有待提高。例如：按照國家規(guī)定標準，公文資料的書寫有特定要求，以碳素墨水為佳，盡量避免使用圓珠筆或鉛筆。某些從事文秘的工作人員，對工作敷衍了事，材料不按照相關標準書寫，出現(xiàn)錯誤直接在公文上涂涂改改， 既影響了檔案的保存質量， 又降低了材料的真實性。

　　三、解決問題的建議

　　1.提高文秘對檔案工作的認識

　　提高檔案管理工作質量的關鍵是基礎工作要做好，而文秘工作作為檔案管理工作的基礎工作，是檔案管理工作質量的保證。作為文秘，必須從思想上認識到檔案管理的重要性，并將文秘工作和檔案管理兩者有機的地結合在一起，重視兩者在工作程序上的緊密銜接。具體工作中，兩者要默契的分工合作，各司其職。文秘只有充分地認識到檔案工作的重要性，用高標準來嚴格要求自己，在工作中本著認真負責的態(tài)度，規(guī)范地處理好每一份公文，盡可能地保證資料的完整、連貫，才能減小檔案管理的難度，提升檔案管理的質量。

　　2.完善公文材料，做好歸檔收集工作

　　文秘部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，如發(fā)現(xiàn)有異常情況，能夠及時的處理。具體可以從以下兩點著手。一是正確鑒別資料的保存價值。由于在現(xiàn)實工作中，文秘工作會產(chǎn)生大量的資料，有些資料隨著現(xiàn)行效用的完成，失去了其保存的社會價值，有些資料再現(xiàn)行事項完成后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用。對于有保存價值的資料，應按檔案整理規(guī)范要求進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。二是注重檔案管理工作的細節(jié)。對于本單位產(chǎn)生的文件，負責人簽發(fā)后，需將與之相關的所有資料收集完整，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”，為檔案入庫做好準備。

　　3.引進先進技術，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

　　利用電子信息系統(tǒng)管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前使用比較廣泛的現(xiàn)代化管理手段。一名稱職的文秘人員同時應該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此，要強化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責。在文秘、檔案一體化的要求下，建議將辦公室常用的0A系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)共同使用，使兩者在網(wǎng)上能夠完成移交、接受工作，實現(xiàn)信息共享。OA系統(tǒng)將資料保存成電子文件，檔案室建立局域網(wǎng)，使所有進入計算機的文檔信息均可以實現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過網(wǎng)絡進行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取;同時，將工作成果第一時間反饋給使用部門，甚至可以不受空間限制，并實現(xiàn)文件圖像聲音的多媒體處理綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。

　　4.全面提高文秘人員的綜合素質

　　文書檔案工作具有較強的機密性。因此，文秘人員不僅要具備良好的專業(yè)素質，還要具備較高的政治思想理論素質。文秘人員要從思想上，堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規(guī)，講道德、守紀律，具有無私奉獻的精神。一份檔案從文件資料的收集、鑒別、 分類、管理、組卷、卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序，即繁瑣又具體。這就要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風正派、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務知識和操作技能方面的專業(yè)技能。由于所有事物都是在不斷地發(fā)展變化中的文秘工作、檔案管理工作也不例外，所以文秘工作人員應重視對自身能力提高的繼續(xù)教育，從技能、品質等多方面入手，全面提升自身的綜合素質。平時工作中，多交流、多學習，樹立“活到老，學到老”的理念，在學習中不斷升華。

　　四、結語

　　總之，文秘是檔案工作的基礎，檔案管理是文秘的進一步升華。在一個企業(yè)或單位，無論文秘，還是檔案管理人員，都應認識到文秘和檔案管理的重要性，盡可能地將二者銜接好;同時，不斷提升自身素質，做好本職工作，以提高機關的整體工作效率。

　　參考文獻：

　　[1]師云龍.淺談文秘工作與檔案管理[J].中國管理信息化,2012(7).

　　[2]牟利明.淺談機關文秘工作與檔案管理工作的相互關系[J].黑河學刊,2012(4).