信息社會，在人們的工作生活及學習中，經(jīng)常會用到電子表格進行有關(guān)數(shù)據(jù)報表的制作和統(tǒng)計，這其中用得最多的應該是Microsoft Office 中的Excel或WPS office 中的電子表格， 這兩種電子表格的用法及功能幾乎一致，或説相互兼容。

　　在使用電子表格時，發(fā)現(xiàn)絕大部分的人只是用到了其中的表格功能，而其中強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能用得很少，或者幾乎不用，還是采用最原始、低效的數(shù)數(shù)方式在進行統(tǒng)計。

　　為什么會出現(xiàn)這一現(xiàn)象呢?我認為這其中既有主觀原因，也有客觀原因，主觀原因是高效意識不夠，客觀原因是相關(guān)技能掌握不夠和熟練程度不夠。

　　一、主觀意識不夠

　　有些人經(jīng)常或每天都在做有關(guān)電子表格的事情，但發(fā)現(xiàn)他們只有用到了其中的表格功能，或最簡單的排序、簡的求和、簡單的求平均值，半人工式的計數(shù)等。其實現(xiàn)在的電子表格的功能幾乎是無所不能，只有你想不到的，沒有它做不到，所以在做相關(guān)的事情時一定要有高效的意識：有沒有快速的方法?有沒有自動的方法?有沒有關(guān)聯(lián)的方法?有沒有程序化、一勞永逸的方法?等等

　　二、相關(guān)技能掌握不夠或熟練程度不夠

　　所謂電子表格的技能，實際就是掌握電子表格中的相關(guān)函數(shù)的使用，以及函數(shù)的組合應用。

　　Excel 函數(shù)一共有11 類，分別是：1、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、2、日期與時間函數(shù)、3、工程函數(shù)、4、財務函數(shù)、5、信息函數(shù)、6、邏輯函數(shù)、7、查詢和引用函數(shù)、8、數(shù)學和三角函數(shù)、9、統(tǒng)計函數(shù)、10、文本函數(shù)、11、用戶自定義函數(shù)。包含的門類繁多，總共有幾千個函數(shù)，可以根據(jù)自己的工作需要或者興趣選擇某一部分進行學習、研究，勤加練習，加上活學活用，就能將其變成一種強大的工具。

　　在使用函數(shù)時，首先對電子表格中的單元格地址的認識是非常重要的。

　　單元格地址分為相對地址和絕對地址(或固定地址)，相對地址在復制或填充的時候地址會根據(jù)復制單元格與被復制單元格的相對位置關(guān)系自動調(diào)整，而絕對地址是在復制過程中不會自動調(diào)整、不會改變的地址。究竟用相對地址好還是絕對地址好呢?這要根據(jù)你想做的具體事情來決定，有些用相對地址就可以，有些就一定要有絕對地址，有些可能是相對地址與絕對地址配合使用。

　　相對地址的用列號加行號表示，如A5表示A列5行單元格，A1：B5表示A列1行到B列5行的單元格區(qū)域。如果在行號或列號前面加上“$”符號即變?yōu)榻^對地址，如A$5，$A$5，A$5：A$10。如果列號前面加了“$”符號，則在左右復制時列號不變;如果在行號前面加了“$”，則在上下復制時行號不變;如果在行號和列號前面都加了“$”，則在復制時行號和列號都不變。

　　對于普通用戶來説，只要掌握了以下幾個函數(shù)，再結(jié)合相對地址與絕對地址的合理使用，基本就能滿足日常所需的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計需要了。

　　1、計數(shù)

　　計數(shù)就是統(tǒng)計個數(shù)，比如統(tǒng)計班級人數(shù)、各分數(shù)段人數(shù)等。

　　常用的計數(shù)函數(shù)有：Count、Counta、Countif、Countifs等。

　　(1)Count：求某一范圍內(nèi)數(shù)值型單元格的個數(shù)。如：=Count(A5：B6)

　　(2)Counta：求某一范圍內(nèi)字符型單元格的個數(shù)。如：=Counta(A5：B6，C3：C10)

　　(3)Countif：：求某一范圍內(nèi)滿足一個條件的單元格個數(shù)。如：=Countif(A2：A1500，”G301”)

　　(4)Countifs：求某一范圍內(nèi)滿足一個以上條件的單元格個數(shù)。

　　如：=Countifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　2、求和

　　求和就是求累加值，比如求總分、班級總分、年級總分等。

　　常用的求和函數(shù)有：sum、sumif、sumifs等

　　(1)Sum：求某一范圍內(nèi)單元格的數(shù)值之和。如：=Sum(A5：B6)

　　(2)Sumif：：求某一范圍內(nèi)滿足一個條件的單元格數(shù)值之和。

　　如：=Sumif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Sumifs：求某一范圍內(nèi)滿足一個以上條件的單元格數(shù)值之和。

　　如：=Sumifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　3、求平均值

　　常用的求平均值的函數(shù)有：Average、Averageif、Averageifs等

　　(3)Average：求某一范圍內(nèi)單元格的平均值。如：=Average(A5：B6)

　　(2)Averageif：：求某一范圍內(nèi)滿足一個條件的單元格平均值。

　　如：=Averageif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Averageifs：求某一范圍內(nèi)滿足一個以上條件的單元格平均值。

　　如：=Averageifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　4、排序

　　排序就是找出某一數(shù)據(jù)在某一系列數(shù)據(jù)中位置。簡單的可用Rank函數(shù)，復雜的可用Countifs函數(shù)來處理。

　　(1)Rank函數(shù)。Rank函數(shù)適合單一類型的數(shù)據(jù)排序，比如成績表中不分文理科的全級排名。

　　(2)利用Countifs函數(shù)。countifs函本來是用來計數(shù)的函數(shù)，是計算滿足條件的記錄個數(shù)，但也可以用來解決帶條件的排序問題，比如有分文理分科的年級成績表中按文理找出某位同學的級排名，就可以按這個思路來處理：用countifs函數(shù)求出文科或理科中比自己成績高的人數(shù)，然后把這個數(shù)加1就是對應學生的文科或理科級排名了。

　　5、查找函數(shù)

　　查找函數(shù)的主要作用是用一個數(shù)據(jù)表中的某一個單元格的值作為關(guān)鍵值到另一個數(shù)據(jù)表中找出對應的所需信息，比如：如果一個數(shù)據(jù)表中只有學號、姓名、性別列，另一個數(shù)據(jù)表中含有學號、班級列，現(xiàn)在想在第一個數(shù)據(jù)表中快速準確地加上班級列信息，這時候就可以用查找函數(shù)快速實現(xiàn)。

　　(1)Vlookup函數(shù)：縱向查找，也叫列內(nèi)查找。

　　(2)Hlookup函數(shù)：模向查找，也叫行內(nèi)查找。

　　6、if函數(shù)的使用

　　在處理需要標識的事情的時候，用if函數(shù)就非常高效和準確，比如在高考成績表中，如果達到重本線以上的考生就標上“重點”標識，達到本科線的考生就標上“本科”標識等，就可以用if函數(shù)來處理。當然if函數(shù)還可以用來處理其他的許多事情，比如查錯等。

　　7、取小數(shù)點位函數(shù)

　　取小數(shù)點位函數(shù)有：Round，RoundUp，RoundDown等。

　　(1)Round：四舍五入。

　　(2)RoundUp：只要指定位數(shù)后面的數(shù)字大于0就入。

　　(3)RoundDown：指定位數(shù)后面的數(shù)字舍去，不會進行四舍五入。

　　三、函數(shù)的用法和技巧

　　在電子表格的編輯框左側(cè)有個“fx”字樣的按鈕，點擊此按鈕，就會在當前單元格插入函數(shù)，在彈出的對話框中然后找出你所需的函數(shù)，然后點擊“確定”，再在彈出的對話框中選擇或設置相關(guān)的參數(shù)(包括單元格地址、單元格范圍、條件等)，同時在此對話框中可以找到對應函數(shù)的操作技巧及幫助(圖2)。

　　在使用函數(shù)時，利用“$”符號對單元格地址進行合理控制，就可以用復制的方法得到同類問題的批量處理以及程序化處理。