作者：盛彧欣

　　摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化(office automation， OA)系統(tǒng)作為一種新型辦公方式，已廣泛應(yīng)用于管理領(lǐng)域。辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，可以提高工作效率，降低辦公成本。本文介紹了OA系統(tǒng)在研究所科研信息化管理中的應(yīng)用，并對其應(yīng)用必要性、服務(wù)模塊和管理作用等進(jìn)行分析，表明在OA工作平臺(tái)下可以實(shí)現(xiàn)信息共享，建立自動(dòng)化的工作流程，有助于規(guī)范科研管理流程，提升科研管理水平，完善科研管理制度。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化系統(tǒng);研究所;科研信息化管理

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及信息化技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，我國已進(jìn)入現(xiàn)代信息化社會(huì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于管理領(lǐng)域，不僅規(guī)范了管理制度，提高了辦公效率和辦公質(zhì)量，更帶來了知識(shí)利用和知識(shí)管理等許多行政管理理念的變革。中華人民共和國國家衛(wèi)生健康委員會(huì)也在近年大力推行電子政務(wù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息交換和資源共享，提高辦事效率和管理水平[1]。在這種高速發(fā)展的衛(wèi)生信息化建設(shè)背景下，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所(以下簡稱“我所”)作為衛(wèi)生部下屬的國家級新藥研發(fā)單位，自2014年引進(jìn)辦公自動(dòng)化(office automation， OA)系統(tǒng)，提升了科研管理體系的整體水平，增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力，提高了行政辦公效率。

　　1 OA系統(tǒng)的特點(diǎn)

　　OA系統(tǒng)是把信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公整合起來的一種全新辦公模式。OA系統(tǒng)通過流程設(shè)置、移動(dòng)辦公、信息傳遞等功能，大大節(jié)省了人力物力等各種資源成本，提高工作管理和控制水平[2]。在網(wǎng)絡(luò)的支持下使用OA系統(tǒng)，可以使研究所內(nèi)的人員跨時(shí)間、跨地點(diǎn)協(xié)同辦公，能夠使信息準(zhǔn)確快速地傳遞，從而更好地處理日常工作中的相關(guān)事宜，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)研究所整體科研信息化管理水平的提升。

　　2 OA系統(tǒng)建設(shè)在研究所科研管理中應(yīng)用的必要性

　　2.1 OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，有利于工作推進(jìn)，提高辦事效率

　　研究所的科研工作繁忙，行政辦公流程中繁瑣的信息溝通、公文處理和工作審批等耗費(fèi)了員工很多的時(shí)間和精力，OA系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)完成信息傳遞和工作審批，摒除了以往固定時(shí)間、地點(diǎn)的工作模式，可以在單位上班時(shí)間處理公文，也可以在外出出差時(shí)間遠(yuǎn)程辦公。并可跟進(jìn)工作流程，推進(jìn)多部門、多人員參與的協(xié)作工作的進(jìn)程，保證整個(gè)協(xié)同工作及時(shí)有效完成，提高工作效率。

　　2.2 OA系統(tǒng)可以規(guī)范工作流程，有利于執(zhí)行制度，提高管理水平

　　研究所的行政事務(wù)以往依賴人力處理，過程復(fù)雜緩慢，執(zhí)行制度受人為因素影響較大。在OA系統(tǒng)中，每種辦公事項(xiàng)都有規(guī)范的工作流程，可以根據(jù)設(shè)定的權(quán)限職責(zé)執(zhí)行既定的制度，并對工作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，大大提高了制度的執(zhí)行力度，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，保證制度的規(guī)范執(zhí)行。

　　3 研究所OA系統(tǒng)的主要功能構(gòu)建

　　我所的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循簡單實(shí)用的設(shè)計(jì)原則，相關(guān)職能部門在開發(fā)前期做了大量調(diào)研，明確需求，繪制部門工作流程圖，將各部門辦公環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，保證操作的方便簡潔，在運(yùn)行實(shí)施時(shí)考慮安全性問題，做好安全預(yù)案，消除安全隱患。OA系統(tǒng)用于解決單位內(nèi)部各部門、各科室和課題組、員工個(gè)人之間的日常辦公需求，主要提供流程審批、公文管理、綜合辦公、信息管理、個(gè)人辦公和移動(dòng)辦公等功能模塊。

　　3.1 門戶界面

　　我所OA系統(tǒng)的門戶界面是員工進(jìn)入科研辦公管理系統(tǒng)的入口，由此可以進(jìn)入各個(gè)功能模塊，瀏覽并完成相應(yīng)的工作任務(wù)(見圖1)。在門戶界面上，可以看到所內(nèi)發(fā)布的通知公告、學(xué)術(shù)交流信息、會(huì)議通知、藥物所郵箱、OA內(nèi)部郵件，還有文件辦理提醒(包括待辦文件、待閱文件、已辦文件、已閱文件、我的文件)，并可直接進(jìn)入流程、公文、信息、綜合辦公、個(gè)人辦公等入口辦理相關(guān)事宜，整體設(shè)計(jì)簡潔清晰，一目了然，方便員工進(jìn)行操作。

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