作者：周亞軍

　　摘 要 隨著全球信息化的高速發(fā)展，信息化逐漸成為決定企業(yè)命脈的關(guān)鍵因素。在新的信息化發(fā)展趨勢的推動(dòng)下，我國民政檔案管理工作也啟用了信息化的管理模式，打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理模式，對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學(xué)與便捷，從很大程度上提高了我國民政檔案管理水平和效率。此文從民政檔案管理信息化的現(xiàn)狀問題入手，圍繞信息化對民政檔案管理工作的影響展開論述，并在此基礎(chǔ)上就如何提高信息化對民政檔案管理工作的促進(jìn)作用進(jìn)行了詳細(xì)的策略研究。并欲借此探究來提高民政檔案管理工作的辦事效率和管理水平以及提高檔案信息的利用率。

　　關(guān)鍵詞 信息化 民政工作 檔案管理 策略探究

　　民政檔案管理工作信息化是我國民政檔案管理工作的一種手段和模式。民政檔案管理模式的應(yīng)用可以使民政工作對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學(xué)與便捷，從整體上提高民政工作的辦事效率。目前，我國在實(shí)現(xiàn)民政檔案信息化管理的道路上雖然取得了進(jìn)步，但是也面臨著諸多的困難和挑戰(zhàn)，對我國民政檔案信息化管理起到了一定的阻礙作用，為了克服這些困難，促進(jìn)民政檔案信息化水平的提高，我們做出了相關(guān)策略探究，也是我們此次探究的目的所在。

　　一、民政檔案管理的特征簡述

　　(一)民政檔案管理信息的內(nèi)容繁多且信息量大

　　民政檔案管理工作的信息內(nèi)容主要包括婚姻、財(cái)產(chǎn)、房產(chǎn)、戶口、低保、扶貧、學(xué)籍學(xué)歷、部隊(duì)軍隊(duì)管理等等民生信息的錄入、存檔、查閱等問題，不僅信息量巨大，而且內(nèi)容繁多。傳統(tǒng)方式的檔案錄入和存檔絕大部分都是以紙質(zhì)為載體進(jìn)行記錄和保存的。由于受環(huán)境氣候和空氣濕度的影響，紙質(zhì)的檔案存檔久了以后容易變質(zhì)發(fā)霉，造成信息的遺失，影響了檔案管理工作的意義[1]。另一方面，由于檔案數(shù)量繁多，紙質(zhì)記錄的格式不一，給異地間檔案查閱和調(diào)取帶來了諸多困難，影響了檔案管理工作人員的辦事效率。

　　(二)民政檔案管理工作的目標(biāo)是方便檔案的管理和查閱

　　管理檔案的部門有檔案局和民政檔案管理部門。雖然二者的職能都是參與檔案管理工作，但是兩者之間在管理檔案這一塊卻有著本質(zhì)的不同。檔案局是我們黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，由于我國的黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，因而檔案局是各級檔案行政機(jī)構(gòu)，是直接服務(wù)于國家領(lǐng)導(dǎo)者的，在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國檔案事務(wù)，對全國檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，即要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。民政檔案管理工作是服務(wù)于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進(jìn)行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當(dāng)手續(xù)時(shí)方便查閱和調(diào)取。最終服務(wù)于人民群眾。尤其是在信息化高速發(fā)展的今天，民政檔案信息化管理為人民群眾創(chuàng)建了一個(gè)開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯(lián)網(wǎng)、APP、手機(jī)等在家里就可以進(jìn)行查閱和調(diào)取打印，很大程度上節(jié)省了時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了民政檔案管理工作的最終目標(biāo)，即方便檔案的管理和查閱

　　二、民政檔案信息化管理現(xiàn)狀問題簡析

　　(一)民政檔案信息化管理宣傳工作沒做到位

　　民政檔案信息化管理實(shí)施的過程中，由于受各種因素的影響，導(dǎo)致民政檔案信息化管理宣傳工作沒有做到位。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：民政檔案收集信息不夠全面，影響了民政檔案信息錄入的完整性;基層搜集和錄入信息的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，影響了民政檔案信息的收集和錄入，例如，打字復(fù)印機(jī)和掃描儀出現(xiàn)故障問題時(shí)沒有即使維修和更換，影響了民政檔案信息的搜集和錄入等，以上原因都是因?yàn)樾畔⒒芾硇麄鞴ぷ鞑坏轿?，?dǎo)致了檔案信息錄入過程中遇到了諸多問題，希望我們此次研究能找出科學(xué)有效的針對性策略，來應(yīng)對民政檔案信息化管理工作中遇到的問題，來提高我國民政檔案信息化管理工作的效率。

　　(二)處理民政檔案信息化管理工作的專業(yè)人才欠缺

　　我國在民政檔案信息化管理工作的過程中取得了可喜的進(jìn)展，但就處理民政檔案信息化管理工作的專業(yè)人才方面還比較欠缺。有些民政單位在處理民政檔案信息這一環(huán)節(jié)時(shí)聘請的是普通的資料員，他們對民政檔案管理方面的理論知識(shí)和實(shí)際操作并未經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐性練習(xí)，勢必會(huì)影響民政檔案信息化管理工作的效率和水平。因此國家要注重檔案信息化管理工作的人才培養(yǎng)，加大民政檔案信息化管理力度，提高民政檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

　　三、信息化對民政檔案管理工作的促進(jìn)作用

　　(一)信息化改變了傳統(tǒng)的以紙張為載體的存檔方式

　　傳統(tǒng)方式的檔案信息主要以紙張為載體進(jìn)行保存的，比如信紙，A4紙等紙質(zhì)工具為載體，通過工作人員手動(dòng)記錄來完成，花費(fèi)時(shí)間長，準(zhǔn)確性不高，效率及其低下。而隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及和發(fā)展，民政檔案信息的存檔方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，即以數(shù)字信息的方式進(jìn)行保存，也就是我們經(jīng)常提到的電子檔案，順應(yīng)了時(shí)代的潮流，充分利用互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了我國民政檔案管理工作從紙質(zhì)存檔方式到電子數(shù)字信息存檔方式的大翻轉(zhuǎn)，是我國信息技術(shù)管理的一大革新。

　　(二)很大程度上提高了民政檔案的利用率

　　民政檔案管理工作是服務(wù)于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進(jìn)行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當(dāng)手續(xù)時(shí)方便查閱和調(diào)取。最終服務(wù)于人民群眾，即民政檔案取之于民用之與民。尤其是處于信息全球化的背景下，民政檔案信息化管理為人民群眾創(chuàng)建了一個(gè)開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯(lián)網(wǎng)、官方網(wǎng)站、客戶端等平臺(tái)都可以進(jìn)行查閱和調(diào)取打印，很大程度上節(jié)省了時(shí)間，從根本上提高了民政檔案的利用率。

　　(三)改變了民政檔案“為了保存而保存”到“為了利用而保存”功能性轉(zhuǎn)變

　　傳統(tǒng)管理方式下的民政檔案，從搜集信息到歸檔這一過程需要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)，花費(fèi)很長時(shí)間。在檔案的調(diào)取、查閱、利用方面受時(shí)間和空間的限制很大，而信息化民政檔案管理方式只需借助數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，哪怕要搜集的信息遠(yuǎn)在國外，也能即刻實(shí)現(xiàn)。對于信息化民政檔案的利用，我們只需要登陸官網(wǎng)，或者下載APP等方式輸入登陸口令就能立刻調(diào)取或者下載檔案，側(cè)底打破了檔案利用時(shí)受時(shí)間和空間的限制壁壘。

　　推薦閱讀：加強(qiáng)信息化檔案管理