摘要：由于獨立學(xué)院系級對本系的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)管理、學(xué)生管理等方面有一定的獨立自主權(quán)，因此獨立學(xué)院系教學(xué)秘書必須具備一般高校教學(xué)秘書的特點和職能，同時還必須符合獨立學(xué)院教學(xué)管理工作的特點，即發(fā)揮著“上情、下達、協(xié)調(diào)、服務(wù)”的功能，教學(xué)組織聯(lián)系協(xié)調(diào)量大面廣的特點。

　　《中小學(xué)學(xué)校管理》改善心智模式，提升實踐智慧。傳播先進的學(xué)校管理理念，探討管理改革的熱點和前沿問題，推廣名校成功的辦學(xué)經(jīng)驗，搭建管理理論與實踐對話的平臺，為學(xué)校管理者提供可資借鑒的范例和思路。主　管： 中華人民共和國教育部，主　辦： 中國人民大學(xué)，國內(nèi)刊號: CN11-4300/G2，國際刊號: ISSN1009-7686，郵發(fā)代號： 2-591，周期：月刊

　　一、明確崗位職責(zé)及工作定位

　　1、強化工作意識，加強教學(xué)管理工作

　　(1).服務(wù)意識。從服務(wù)對象上看，教學(xué)秘書要在三個層面上做好服務(wù)工作。一是為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，二是為教師的教學(xué)服務(wù)，三是為學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù);從服務(wù)的重點上看，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理工作的重要組成部分。要做好工作，應(yīng)該時刻秉承“學(xué)生第一、教師優(yōu)先”的服務(wù)理念，不斷強化服務(wù)意識，探索服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，把最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大師生，只有這樣，才能夠促進獨立學(xué)院快速發(fā)展、更好地履行本職工作。

　　(2).強化自律意識，做好本職工作。教學(xué)秘書處于教務(wù)處、系教學(xué)主任、教師、學(xué)生和其它教學(xué)單位交叉點的位置，起著紐帶協(xié)調(diào)作用，因此系教學(xué)秘書在一定意義上發(fā)揮著系級的窗口的作用。教學(xué)秘書的辦事效率、辦事態(tài)度往往直接反映出教學(xué)秘書自身素質(zhì)和能力的高低，更能直接反映出系機關(guān)的作風(fēng)、形象和管理水平。因此，教學(xué)秘書必須強化自律意識，自覺做好本職工作，不斷適應(yīng)形勢的發(fā)展。

　　2、增強感悟意識，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)決策的能力。系教學(xué)秘書是系教學(xué)活動的一線服務(wù)組織管理員，由于工作需要和系主任接觸的機會較多，在具體的組織協(xié)調(diào)工作中，師生往往把系教學(xué)秘書當(dāng)作系主任的代言人，這就給系教學(xué)秘書提供“越權(quán)”的可能性和機會，系教學(xué)秘書絕不能因此而越俎代庖，要保持清醒的頭腦，不能超出系主任的授權(quán)范圍，在協(xié)調(diào)工作時必須準(zhǔn)確體現(xiàn)系主任的意圖，在系主任授權(quán)的范圍內(nèi)進行創(chuàng)造性的組織協(xié)調(diào)。雖說系秘書不能“越權(quán)”，并不表明大小事都要系主任首肯后才做，而應(yīng)在正確理解系主任意圖的前提下，在授權(quán)的范圍內(nèi)，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，靈活運用各種方法，創(chuàng)造性完成任務(wù)。

　　3、樹立正確的榮辱觀、苦樂觀，做好教學(xué)管理工作。系教學(xué)秘書正確的榮辱苦樂觀需要具備較高的思想政治素質(zhì)，才能源源不斷的提供工作的正能量。以服務(wù)為榮樂，樹立為教育教學(xué)工作服務(wù)、為師生服務(wù)，以“服務(wù)者”角色所應(yīng)有的平常心和責(zé)任心來開展工作。還應(yīng)變被動服務(wù)為主動服務(wù)，服務(wù)上門，想師生之所想，做師生之所做，主動為師生提供教學(xué)咨詢、保障服務(wù)(如教材、課表、教室、設(shè)備等)。只有這樣，才能使他們真正感覺到系秘書是“服務(wù)者”、“貼心人”。以嚴律己為榮樂。系秘書在服務(wù)協(xié)調(diào)過程中不僅提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更要注重自己的言行舉止對同事、學(xué)生的潛移默化作用。如要求師生做到的自己首先做好，對老師、學(xué)生提出的教學(xué)、學(xué)籍管理等有關(guān)規(guī)定的咨詢和問題，不能以工作繁忙置之不理或故意推托，要以誠相待，不厭其煩地耐心說明。確實一時無法解決的，也應(yīng)給予解釋，。不能人為設(shè)置障礙。，提高辦事效率，在為學(xué)生的“服務(wù)”中成為學(xué)生的“好老師”、“好朋友”。把師生的肯定、好評，學(xué)校的良好發(fā)展，培養(yǎng)人才的高質(zhì)量作為自己的榮樂觀。

　　二、系教學(xué)秘書的工作要求

　　1、確保系教學(xué)秩序健康運行。系教學(xué)秘書既是系內(nèi)日常教學(xué)工作運行的具體實施者，同時又是系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。一名合格的系教學(xué)秘書，就要做到“上情下達、下情上報”對上要直接為教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，對下要為廣大師生服務(wù)，橫向還要和其他職能部門、各系部進行溝通。由于系領(lǐng)導(dǎo)除行政工作外還要承擔(dān)教學(xué)、科研工作，在這種情況下，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)協(xié)助系主任搞好系內(nèi)日常教學(xué)運行和管理工作。要在系主任的領(lǐng)導(dǎo)下組織完成具體教學(xué)工作的實施和開展。及時了解掌握教學(xué)工作情況及教學(xué)計劃實施情況，組織教師觀摩教學(xué)、聽課、學(xué)生課堂評價，收集教學(xué)反饋信息等。并根據(jù)收集到的信息，適時提出建議和協(xié)助提出改進事宜。對院系布置的教學(xué)工作要做好跟蹤，督促相關(guān)人員完成。同時，秘書還要做到非常熟悉系部整體師資情況，及時掌握教學(xué)動態(tài)，客觀、全面地采集教學(xué)方面的反饋信息，向系領(lǐng)導(dǎo)及時匯報，也可提出教學(xué)改革及修改教學(xué)計劃的措施及意見，為正確決策提供可靠依據(jù)，為教學(xué)秩序有條不紊運行提供保障等。

　　2、促進教學(xué)秩序，教學(xué)質(zhì)量不斷提高。系教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)是管理者與服務(wù)者的雙重角色，在繁雜的日常教學(xué)事務(wù)中，針對反映出來的問題，提出改進和提升意見給以提升，更應(yīng)該注重教學(xué)信息的采集，既要采集外國外校信息，包括專業(yè)信息，教學(xué)管理信息，使用現(xiàn)代管理手段等全面信息，又要思考研究如何為我所用，以保證教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量的持續(xù)提升。

　　三、系教學(xué)秘書工作能力的提升

　　1、獨立學(xué)院系教學(xué)秘書的職業(yè)現(xiàn)狀描述如下：

　　(1)、在管理上，獨立學(xué)院系教學(xué)秘書工作沒有形成一套完整的可借鑒的管理模式。獨立學(xué)院是新機制新模式的學(xué)校，公辦院校的管理模式和管理方式照搬不來，民辦院校的做法未必實用，也就是說努力探索適合自己特色，適應(yīng)新機制新模式的教學(xué)管理還在路上。同時，大部分在崗系教學(xué)秘書所學(xué)非本系專業(yè)，對所在系的專業(yè)知識了解不夠，工作處在了解、熟悉、適應(yīng)過程中，工作的到位程度也處在發(fā)展過程中。

　　(2)、獨立學(xué)院二級管理時間較短，系教學(xué)秘書角色扮演處進行時。工作程序是按一定順序和方法工作的規(guī)則，規(guī)范工作程序是提高工作效率的關(guān)鍵。系教學(xué)秘書一方面要適應(yīng)院系工作職責(zé)的調(diào)整和劃定的需要，另一方面在系內(nèi)行政上由系辦公室管理，在工作內(nèi)容上卻由教務(wù)處安排指導(dǎo)。為此，系教學(xué)秘書經(jīng)常處于辦公室事務(wù)和教務(wù)事務(wù)處理的雙重角色，處理不好還會出現(xiàn)“兩難”境地。

　　(3)、系教學(xué)秘書的職、責(zé)、權(quán)問題。在組織管理活動中，職務(wù)、責(zé)任、權(quán)力三者互為條件，且應(yīng)當(dāng)相稱和平衡。有責(zé)無權(quán)，則無法盡其責(zé);有權(quán)無責(zé)，就會濫用權(quán)力。系教學(xué)秘書是基層的教學(xué)管理人員，他的職責(zé)權(quán)是統(tǒng)一在管理服務(wù)，協(xié)調(diào)落實過程中，但更多的是服務(wù)員，聯(lián)絡(luò)員，甚至還會充當(dāng)教學(xué)“救火隊員”的角色。，同時又對教學(xué)秩序，教學(xué)質(zhì)量，教師教學(xué)效果承擔(dān)著組織檢查、評價和評估的工作，如何能把幾者統(tǒng)一好也是對系教學(xué)秘書的要求。

　　2、加強系教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的淺議

　　(1).領(lǐng)導(dǎo)重視，合理選聘人員。學(xué)校及有關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)工作。應(yīng)該選聘具有本科以上學(xué)歷，事業(yè)心責(zé)任心強，有一定組織協(xié)調(diào)能力，嚴于律己，能為人師表的優(yōu)秀同志充實系教學(xué)秘書崗位。