1 定義
歸檔，文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構。
立卷，按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。
案卷，由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
卷內(nèi)目錄，登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內(nèi)文件之前。
卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。
檔號，以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
2 工程文件的歸檔范圍及質量要求
2.1工程文件的歸檔范圍
對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
2.2歸檔文件的質量要求
歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程。案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。文件材料歸檔范圍參照《南水北調東中線第一期工程檔案分類編號及保管期限對照表》。案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm*210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復.幅面一般采用國際標準A4型(297mm × 210mm)或國家通用16開型(260mm × 185mm)。圖樣折疊時標題欄露在右下角。工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。
2.3組卷原則
組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點．保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系：分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求．案卷不宜過厚，一般不超過40mm. 同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按請示在前、批復在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列，當卷內(nèi)有不符合文件材料的載體和書寫材料耐久性要求的文件，例如采用圓珠筆、純藍墨水等書寫時，要對文件進行復印，按復印件在前，原件在后組卷排列。
2.4 組卷方法
2.4.1施工工程類文件
開工報告、施工組織設計、項目劃分報審、現(xiàn)場組織機構及主要人員報審表、施工設備進場報驗可按單位工程組卷，
技術要求、施工方案、施工技術交底、進度計劃、施工日志、設計通知、工程變更建議書、分部開工申請表及批復、合同款支付文件、施工放樣報驗單、施工測量成果申報表可按單位工程、時間順序組卷，
報告單可按報告類別、時間順序組卷。
2.4.2施工質檢類文件
單元工程質量評定表可按單位工程項目劃分的順序組卷，
原材料進場檢驗報告單、施工原始記錄可按類別、時間順序組卷，
中間產(chǎn)品可按單位工程、時間順序或單位工程、分部工程順序組卷，
試驗報告可按類別、時間順序組卷。
峻工圖可按單位工程、專業(yè)、名稱排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。
設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
3 案卷的編目
3.1檔號填寫
檔號應填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設備的代字或代號，目錄號一般指分類目錄號；案卷號指科技檔案按一定順序排列后的流水號。檔案館號應填寫國家檔案行政部門賦予的檔案館代碼。
3.2案卷封面和脊背的編制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式．主要內(nèi)容如下：
案卷題名，應簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。
立卷單位，應填寫文件組卷部門或項日負責部門；
起止日期，起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。
保管期限．應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限；
密級，應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；
檔號，應依據(jù)建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類
號和案卷流水號。
案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。
案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
3.3 卷內(nèi)目錄的編制
卷內(nèi)目錄式樣見圖。
科技檔案卷內(nèi)文件目錄
案卷號：

案卷題名
序號	責任者	編號	文件題名	文件日期	頁號

 
序號應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。
文件編號應填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。
責任者應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。
文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。
日期應填寫科技文件材料的形成日期。
頁號應填寫每件科技文件材料的首尾頁上標注的頁號。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號；每卷單獨編號，頁號從“001”開始。頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號;與其他科技材料組成一卷的,應排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄,不
必重新編寫頁號,可在備注中注明總頁數(shù)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號
3.4卷內(nèi)備考表的編制
說明包括:案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。
立卷人應由責任立卷人簽名。
立卷日期應填寫完成立卷的日期。
檢查人應由案卷質量審核者簽名。
檢查日期應填寫審核的日期。
互見號應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。
4 案卷的裝訂
案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。不裝訂的案卷,應在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。案卷內(nèi)不允許有金屬物，裝訂前要將訂書釘、回形針等金屬物剔除。
5 卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料
科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。卷夾的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度為20mm。卷皮宜使用無酸卷皮，采用牛皮紙板雙裱壓制,或黃板紙制作,外裱牛皮紙。
卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm，宜采用70g/m²以上白色書寫書紙制作。
案卷脊背標簽與卷盒的長度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。案卷脊背標簽宜采用150g/m²白色書寫紙制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。
6竣工圖編制
6.1竣工圖編制要求
竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，竣工圖內(nèi)容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質檢記錄相符合。按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合杠改或劃改耍求的變更，可在原圖上更改。在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊用文字說明，加蓋并簽署竣工圖章。涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圈面變更面積超過35％的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圈編號，末尾加注“竣”宇，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”，并簽署竣工圖章。
竣工圖圖幅應按GB／T10609．3要求統(tǒng)一折疊．
編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況．
6.2竣工圖章的使用
竣工圖章示例如下：

×××××××××竣工圖
編制單位	×××××××
編制人	技術負責人	編制日期
監(jiān)理單位		審核人	日期
×××××××

竣工圖章尺寸為50mm*80mm，使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。
所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容填寫應齊全、清楚，不得代簽。
7聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
工程資料完成檔案專項驗收，移交進館是最終的要求。
結語：本文結合在南水北調工程建設中資料整理的工作要求和經(jīng)驗，對檔案整理要求及方法進行了總結，以供大家在檔案整理工作中參考。