摘要： 筆者主要敘述了計算機在供水檔案中的應用，表明應用計算機管理檔案已成為人們的共識，它將是檔案現(xiàn)代化管理不可少的工具。

　　關(guān)鍵詞：計算機;檔案

　　Abstract: the paper mainly describes the application of computer in water supply file, indicate that the application of computer management already became the consensus of people; it is the modernization of the archives management essential tools.

　　Key words: computer; archives

　　中圖分類號：G623.58 文獻標識碼： A 文章編號：

　　檔案，作為一種信息資源愈來愈受到全社會的注視，在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，在人類科學活動中，檔案的利用有著不可估量的積極作用。而計算機是一種先進的信息管理工具，它準確的記憶，高速的運算，巨大的貯存量和完備的功能則是人腦無法比擬的。為適應現(xiàn)代化城市管理和經(jīng)濟建設發(fā)展的需要，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息在經(jīng)濟建設發(fā)展中作用，就必須采用現(xiàn)代化計算機技術(shù)，建立起企業(yè)檔案的信息系統(tǒng)。

　　作為一個供水企業(yè)，它有著與眾不同的特點，大量的供水檔案資料，如管網(wǎng)、管線、用戶抄表、收費等都給供水企業(yè)帶來一大難題，如何做好企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理，我淺談下面幾點：

　　一、供水檔案的前處理

　　檔案的前處理工作是指檔案的著錄和標引，是由檔案部門將收集到的檔案進行分析、加工組織，最終將原始的檔案信息轉(zhuǎn)換成適合于輸入到電子計算機的形式的過程。

　　供水企業(yè)檔案可以根據(jù)其特點分類為：科技檔案、用戶檔案、管線檔案、文書檔案等?？萍紮n案按工程項目，根據(jù)文件、圖紙及與此相關(guān)的數(shù)據(jù)，運行著錄和標引，按照管理信息要求存入計算機;用戶檔案可采用用戶的地理位置按小區(qū)、街道劃分進行輸入管理;管線檔案可根據(jù)工程項目進行管理;而文書檔案按檔案的分類要求進行。

　　二、供水檔案的存貯與加工

　　檔案的內(nèi)容是廣泛的，檔案的形成也是多種多樣的，既有常規(guī)的文字材料，又有技術(shù)圖紙、照片、手跡、簽名、印鑒、錄音、錄像片等各種不同表現(xiàn)形式的文檔資料，它們都是檔案存貯與加工的對象。計算機檔案系統(tǒng)的是用計算機代表手工對檔案進行收集、存貯、管理。其中檔案數(shù)據(jù)的存貯是一個關(guān)鍵，由于檔案數(shù)據(jù)的龐大，檔案在計算機中的存貯也是檔案的二次信息既檔案目錄存貯。而供水企業(yè)檔案的存貯可分類而行。

　　1、科技檔案：首先對該工程形成的科技文件材料進行收集、整理，并依據(jù)分類大綱進行分類，組卷，卷內(nèi)目錄逐一輸入計算機，在全部案卷輸入完畢后，就可以根據(jù)自己的需要分別打印出案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件、卡片等，還可以用計算機對目錄進行修改，如將案卷目錄、卷內(nèi)目錄等裝訂成冊就成了檢查工具。

　　2、用戶檔案：供水企業(yè)是城市公用事業(yè)，它們對象是全城廣大用戶，由于社會不斷發(fā)展，用戶越來越多，業(yè)務量也就劇增，過去采用人工逐戶收費以及到銀行核對的辦法已不斷適應現(xiàn)代化管理，且效率不高，易出差錯。采用計算機管理用戶檔案可直接和銀行聯(lián)網(wǎng)，對各用戶實行電子結(jié)算，既可提高準確率和經(jīng)濟效益，同時也方便了廣大用戶。

　　3、管線檔案：管線檔案是供水企業(yè)的重要組成部分，它是供水企業(yè)在供水過程中的重要檔案，我們在收集管線管網(wǎng)資料時，可按管網(wǎng)的地段進行分類組檔，在圖紙設計過程中，做好圖紙的準確性，把握好管線管網(wǎng)的重要標記，以便于查找時的準確率。

　　4、文書檔案：文書檔案過去都采用人工抄寫制作，工作量大，時間緊，而利用計算機就變得輕而易舉了，查找檔案可直接打開計算機查找所需檔案。工作年報，統(tǒng)計表可利用計算機制作，瞬間既能完成，大大提高檔案人員的工作效率，統(tǒng)計數(shù)據(jù)的精確度也得到了保證，各類檔案、報表也可整潔、美觀。

　　5、在企業(yè)內(nèi)部實行計算機網(wǎng)絡，將各類檔案進行聯(lián)網(wǎng)，領導在制定決策可隨時調(diào)出資料信息，了解企業(yè)的生產(chǎn)，經(jīng)營狀況，分析匯總，針對市場的不斷變化，制定出相關(guān)措施，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供了條件。

　　三、檔案的檢索及提供利用

　　檔案的檢索工作是按照用戶的不同要求，將經(jīng)過計算機加工處理后存貯的檔案信息，按一定的步驟方法和途徑進行檢查并將結(jié)果提供給用戶，檔案檢索中計算機可以幫助解決數(shù)據(jù)的標識、存貯，重新整理，排序及查找。

　　檔案的提供利用，計算機也可以為我們提供大方便，任何檔案都可以通過計算機來進行查找。如果用戶要借閱檔案，就可以把原來的信息，同時可打出卷單，大大方便了用戶，提高了工作效率。

　　總之。應用計算機管理檔案已成為人們的共識，它將是檔案現(xiàn)代化管理不可少的工具，我們的實踐仍處于探索階段，如何充分運用計算機，是全體檔案人員面臨的新問題，只有對加強計算機方面的專業(yè)知識，才能使我們的檔案管理現(xiàn)代化更上一個新臺階。