摘要: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基建檔案管理工作也愈來(lái)愈得到深入發(fā)展。本文發(fā)表在《蘭臺(tái)世界》上，是檔案管理論文發(fā)表范文，文章結(jié)合多年檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)基建檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并采取相關(guān)對(duì)策。以供同行參考!

　　關(guān)鍵詞:檔案管理;基建;問(wèn)題;對(duì)策

　　一.前言 基建檔案是指基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案。國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委在《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》中明確指出:“基建檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過(guò)程中形成、應(yīng)歸檔保存的文件,包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。同時(shí)規(guī)定各單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理檔案的原則,管理好基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確安全和有效利用。”基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程,應(yīng)始終同它所反映的工程實(shí)體保持一致。基建檔案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。首先它是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、檢查、監(jiān)督的重要依據(jù);其次是對(duì)工程事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法的技術(shù)依據(jù);第三是工程驗(yàn)收階段,驗(yàn)收工程質(zhì)量的必備條件;第四是建設(shè)單位維權(quán)的依據(jù);第五是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建的憑證。

　　二.基建檔案管理存在的問(wèn)題

　　(1)傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來(lái)一定的負(fù)擔(dān)?；üこ虣n案管理工作程序不規(guī)范，沒(méi)有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基建檔案管理措施不完善，對(duì)當(dāng)前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。

　　(2)面對(duì)發(fā)展機(jī)遇，國(guó)家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題和困難。基建工程其有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了摧建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下.制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

　　(3)基建檔案管理意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案保護(hù)工作缺乏應(yīng)有的重視?；ú块T出于方便工作考慮,不能主動(dòng)上交基建文件材料。從專業(yè)角度來(lái)講,檔案人員雖具備檔案專業(yè)知識(shí),但缺乏工程建設(shè)方面的知識(shí),不熟悉基建項(xiàng)目流程。而基建部門工作人員及施工技術(shù)人員雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí),但對(duì)于基建檔案的日常積累和保管缺乏經(jīng)驗(yàn)和必要的重視,雙方各有所長(zhǎng)卻不能互通有無(wú),缺乏溝通與交流,導(dǎo)致基建檔案的收集歸檔工作不能正常開(kāi)展。

　　(4)收集難度大?；n案收集難是眾所周知的問(wèn)題,由于基建檔案具有成套性、專業(yè)性、形成周期長(zhǎng)、涉及部門多等特點(diǎn),使基建檔案的收集工作具有相當(dāng)難度

　　(5)檔案知識(shí)缺乏由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

　　三：基建檔案管理的對(duì)策

　　(1)建立健全基建檔案管理制度是搞好基建檔案管理工作的保證基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

　　(2)加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn).開(kāi)展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹(shù)立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案工作的有力保證。

　　(3)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

　　(4)增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立科學(xué)理念?；üこ虣n案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，有為才有位，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。

　　(5)完善基建檔案管理體制，建立健全基建工程檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。

　　(6)信息化時(shí)代，給基建檔案工作帶來(lái)了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基建檔案管理效率。

　　結(jié)語(yǔ)：基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為檔案事業(yè)服務(wù)。通過(guò)對(duì)檔案的管理、編研、開(kāi)發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。