在新中國成立之初的很長一段時(shí)期，應(yīng)當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展的需要，形成了在企事業(yè)單位中從事工業(yè)化生產(chǎn)的工人，在廣袤大地上的鄉(xiāng)村集體中從事農(nóng)業(yè)耕種的農(nóng)民，這樣兩大主要?jiǎng)趧?dòng)群體。

　　兩大勞動(dòng)群體之間界限分明，相互之間人員不能自由流動(dòng)，勞動(dòng)性質(zhì)、人事管理、收入分配福利等各不相同，并對(duì)各自所在的單位和集體有較強(qiáng)的依附性。對(duì)于工人，由于工業(yè)生產(chǎn)的分工合作性、組織紀(jì)律性、人事管理規(guī)范性、勞動(dòng)分工和調(diào)任、收入福利分配等的需要，所在單位除對(duì)其作城市戶籍登記外，為便于人事管理，還建有個(gè)人檔案，對(duì)其個(gè)人信息和從事工作歷程的情況進(jìn)行連續(xù)記錄管理，形成了一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法。對(duì)于農(nóng)民，相對(duì)就簡(jiǎn)單很多，一般就只作農(nóng)村戶籍登記。

　　隨著我國社會(huì)發(fā)展的需要，社會(huì)主義改革應(yīng)運(yùn)而生，在改革開放的大浪潮中，大量農(nóng)民逐漸的進(jìn)入到城市，在工礦企業(yè)與工人一起生產(chǎn)勞動(dòng)。隨著勞動(dòng)用工制度改革的深化，工農(nóng)之間的人員流動(dòng)更加自由化，單位用工形式也趨多樣化。當(dāng)初的工人也逐漸演變成了正式工或在編合同工(后文稱為“正式工”)，而進(jìn)城務(wù)工的農(nóng)民以及后來的城市非正式就業(yè)人員也由當(dāng)初的臨時(shí)工逐漸變?yōu)榫幫夂贤せ蚪凶鐾馄竼T工、社會(huì)用工(后文稱為“社會(huì)用工”)。在同一單位中，此兩種用工在勞動(dòng)上雖然趨向同質(zhì)化，但在人事檔案管理上卻有很大差異。我們單位在用工變化和人事檔案管理上也是如此。

　　我所在的單位是部屬院校。隨著高校社會(huì)化改革的推進(jìn)和適應(yīng)國家勞動(dòng)用工制度改革的需要對(duì)全校在編正式工實(shí)行聘用上崗和簽定勞動(dòng)合同。由學(xué)校人事處按傳統(tǒng)做法，對(duì)每位正式工建立有規(guī)范的人事檔案。

　　在社會(huì)用工這一塊，則由學(xué)校下屬各部門根據(jù)實(shí)際需要，自行負(fù)責(zé)招聘管理。各部門所需社會(huì)用工的崗位一般不很穩(wěn)定，與社會(huì)上大多數(shù)企事業(yè)單位一樣，隨招隨用，來去自由。應(yīng)當(dāng)時(shí)工作條件情況和要求，長期以來對(duì)社會(huì)用工人員資料沒有系統(tǒng)化收集，社會(huì)用工人員資料不全，有的甚至無報(bào)名表，無登記，更不用說為其建立檔案，包括我所在學(xué)校后勤集團(tuán)飲食服務(wù)中心(后文簡(jiǎn)稱“中心”)在過去很長的一段時(shí)期也是這樣，這是一種較為普遍的社會(huì)現(xiàn)象。

　　二三十年以來，隨著社會(huì)用工人員的來來去去，我們中心的社會(huì)用工比例逐年增大，比如目前，中心員工中社會(huì)用工人員占到九成。多年來中心在社會(huì)用工這一塊的人事管理工作雖然做了不少適應(yīng)性改進(jìn)，也收集了大量員工信息資料，但一直未進(jìn)行較系統(tǒng)的檔案化管理。因此，在中心就形成了社會(huì)用工人員在中心工作中發(fā)揮的作用雖然越來越大，但對(duì)其信息資料收集管理的人事檔案管理工作卻相對(duì)滯后的不對(duì)稱局面。

　　多年來，雖然我們中心的社會(huì)用工人員的資料收集不全，但由于社會(huì)用工人員多，陸陸續(xù)續(xù)的，在中心也積累了大量的社會(huì)用工人員資料。這些資料只是簡(jiǎn)單的分類無序存放在一起，有的甚至混在別的資料中。每當(dāng)需要使用到其中的信息時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力去翻閱查找，有時(shí)甚至還查無結(jié)果，因此大大降低了資料的利用效率。有時(shí)在處理過期工作資料時(shí)，無意間還可能造成一些有用的員工信息資料丟失。

　　近年來，隨著我國勞動(dòng)用工制度改革的深化，《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》、以及包括社會(huì)保險(xiǎn)在內(nèi)的一系列勞動(dòng)保障制度等法規(guī)的頒布實(shí)施，對(duì)社會(huì)用工的管理提出了更高的要求，相應(yīng)的加大了如勞動(dòng)保障局、社保局等地方行政職能部門和系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)部門對(duì)社會(huì)用工的信息需求量，對(duì)相關(guān)用工信息的收集、上報(bào)、存檔等材料的處理和規(guī)范化管理提出了更高的要求。

　　2006年我負(fù)責(zé)中心管理后，意識(shí)到中心社會(huì)用工人員多，員工材料量大繁雜，人事檔案管理不規(guī)范的情形后，組織人員對(duì)中心所存放的人員資料進(jìn)行清理，為每位員工建立檔案袋，逐一將員工的各種材料各入其檔，在中心嘗試人事檔案化管理。對(duì)后來新招聘的社會(huì)用工人員，需填寫“報(bào)名表”、“社會(huì)用工登記表”，收集身份證復(fù)印件和其所在地出據(jù)的相關(guān)證明材料。嚴(yán)格按《勞動(dòng)合同法》與員工簽訂勞動(dòng)合同、辦理解除或終止合同等勞動(dòng)用工手續(xù)材料。對(duì)員工獎(jiǎng)罰，考核等都形成文字書面材料，這些材料都按時(shí)間順序存放入其個(gè)人檔案袋。改變口傳無據(jù)的現(xiàn)狀。對(duì)隨后發(fā)生的人員材料，做到及時(shí)登錄入檔。

　　結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，將入檔材料目錄輸入計(jì)算機(jī)，并將每份材料的重要信息，簡(jiǎn)要注明于目錄旁，如 “社會(huì)用工勞動(dòng)合同書(20080101簽/期限20080101-2012131)”、“后勤集團(tuán)聘用員工考核指標(biāo)體系表——2010年1-12月”、“ 工作調(diào)動(dòng)通知——調(diào)入一餐20071029”。并建立員工信息庫，將員工的相關(guān)個(gè)人信息，如“姓名”、“性別”、“出生年月”、“身份證號(hào)”、“所在地”、“來中心工作時(shí)間”、“合同期限”、“學(xué)歷”、“職業(yè)資質(zhì)”、“聯(lián)系電話”、“社保情況”、“婚育”等，超過25項(xiàng)信息，輸入計(jì)算機(jī)。

　　雖然在建立檔案化管理初期為清理前期材料和將信息輸入計(jì)算機(jī)等，投入的精力比較大，但隨后的日常管理幾乎不用額外增加管理負(fù)擔(dān)。

　　通過這幾年的探索，我們中心初步建立起有別于傳統(tǒng)人事檔案管理方式，卻是適應(yīng)中心人事管理工作需要的人事檔案管理方式。中心的人事檔案管理方式，在中心人事管理中的信息處理和勞動(dòng)糾紛處理以及提高人事管理工作效率等方面發(fā)揮了明顯作用。通過將人事材料分袋入檔，既做到了對(duì)人事檔案材料的保全和連續(xù)、系統(tǒng)、規(guī)范化管理，也方便了人員信息查找，尤其是計(jì)算機(jī)化管理后，很大程度上提高檔案管理的便捷性以及相關(guān)信息的查找和使用效率。如這兩年每當(dāng)職能部門或上級(jí)部門需要提報(bào)相關(guān)用工人員信息時(shí)，中心雖然員工較多，但總是能做到比較快的準(zhǔn)確呈報(bào)，不用去找每位員工填報(bào)或在大堆材料中去漫無邊際的查找，也避免了對(duì)遠(yuǎn)期信息在填報(bào)上的不準(zhǔn)確性。中心在管理中需要相關(guān)信息時(shí)，也總是很方便快捷的找到。中心初償?shù)搅藢?duì)社會(huì)用工人員實(shí)行檔案化管理的甜頭。

　　通過中心這幾年的探索來看，對(duì)社會(huì)用工人員實(shí)行檔案化管理既是適應(yīng)勞動(dòng)用工制度改革對(duì)大量用工信息的需要，也是我們中心對(duì)大量社會(huì)用工人事管理的內(nèi)在要求和有益嘗試。

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