摘 要：人類社會自從進(jìn)入 21 世紀(jì)以來，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)進(jìn)入各行各業(yè)之中，圖書館作為技工院校的重要機(jī)構(gòu)之一，把計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于技工院校圖書館的檔案管理之中，走檔案管理信息化之路是必然的趨勢。

　　關(guān)鍵詞：技工院校 檔案管理 信息化

　　檔案管理主要是由檔案信息資源的建設(shè)、硬件設(shè)備的建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及對檔案信息化管理相關(guān)人才的培養(yǎng)等部分組成。所謂“檔案管理信息化，主要是指運用現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)科學(xué)技術(shù)，在國家統(tǒng)一組織安排下，將檔案實體以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，進(jìn)行統(tǒng)一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會范圍內(nèi)的信息大網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，實現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用。”

　　一、信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的優(yōu)勢

　　檔案管理工作在圖書館各項工作中占據(jù)著非常重要的地位，因為它把圖書館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項工作所取得的成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)等都完整地記載下來了，從某種意義上說，檔案是一部圖書館的成長、發(fā)展史，人們通過對圖書館檔案的閱讀，可以清楚的了解到圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個方面。

　　檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲和管理，將現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于圖書館的檔案管理當(dāng)中，不僅可以解決過去依靠庫房管理、手工抄寫目錄所帶來的種種不便和繁瑣，實現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對文字資料的保存以外，通過信息技術(shù)實現(xiàn)了對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對檔案的管理方面，計算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時隨地查看和調(diào)用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調(diào)用是非常便捷和迅速的。圖書館檔案管理的信息化，不僅避免了我們?nèi)粘９ぷ髦写罅康闹貜?fù)工作, 更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)量, 實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，從而為社會節(jié)約了大量的人力、物力和財力。

　　二、技工院校實現(xiàn)檔案管理信息化所面臨的問題

　　(一)硬件設(shè)施水平普遍較低

　　圖書館檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金來購買計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代的硬件設(shè)施，而且在檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)這些軟件設(shè)施方面也需要投入一定的資金和人力，這對于一部分實力不夠雄厚的學(xué)校來說，確實是一筆不小的資金。另外，對于一些具備相應(yīng)資金實力的學(xué)校，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠(yuǎn)的眼光，舍不得投入財力來建設(shè)符合現(xiàn)代化檔案管理要求的硬件設(shè)施。這就從根本上制約了技工院校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。

　　(二)檔案信息化管理不夠規(guī)范化

　　目前，各院校的圖書館檔案管理信息化建設(shè)還沒真正實現(xiàn)，國家對于這方面也沒有詳細(xì)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了當(dāng)前圖書館檔案信息化管理不夠規(guī)范化。另外，我國現(xiàn)在針對檔案信息化已經(jīng)建設(shè)了很多的數(shù)據(jù)庫，但由于我國檔案大多數(shù)還只是對本部門本單位的開放，開放程度較低，這就導(dǎo)致了大部分已經(jīng)建好的數(shù)據(jù)庫不能被大多數(shù)人所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費。值得一提的是，有些對外開放的圖書館檔案數(shù)據(jù)庫資源，由于一部分人缺乏安全意識，對檔案信息沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，致使“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。”

　　(三)工作人員專業(yè)技能水平有待進(jìn)一步提高

　　圖書館檔案管理信息化已經(jīng)是必然的趨勢，因此，衡量檔案管理人員專業(yè)技能水平高低的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否能夠熟練運用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理并掌握其理論知識。但就目前來看，我國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)和理論知識。因此，要實現(xiàn)學(xué)校圖書館檔案管理的信息化，就要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，不僅要培訓(xùn)他們的計算機(jī)操作技能，而且還要訓(xùn)練他們的創(chuàng)新思維能力，同時，學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)年輕的高素質(zhì)、高技術(shù)人才，從而不斷充實圖書館檔案管理人員隊伍。

　　三、圖書館檔案管理的信息化建設(shè)

　　(一)實現(xiàn)管理思想和硬件設(shè)施的現(xiàn)代化

　　隨著計算機(jī)技術(shù)在圖書館檔案管理中的不斷應(yīng)用，相對于傳統(tǒng)思維方式和傳統(tǒng)工作方式，現(xiàn)代化的檔案管理方式所展現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)被越來越多的人所贊同，人們已經(jīng)普遍認(rèn)識到現(xiàn)在的檔案管理根本離不開計算機(jī)和信息技術(shù)。因此，對于技工院校的管理者來說，只有首先從思想上不斷創(chuàng)新，不斷更新陳舊的思維模式和管理模式，才能以開放的視角在較高的層面上來構(gòu)建學(xué)校的圖書館檔案的信息化管理，才能積極籌措資金，從財政上來保障圖書館檔案硬件設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)。

　　(二)實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化和制度化

　　目前，圖書館檔案管理的信息化建設(shè)的速度十分迅速，而且建設(shè)的數(shù)據(jù)庫數(shù)量非常的龐大，但相對于管理而言，其規(guī)范化和制度化卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高規(guī)范化程度，是我們一直在努力實現(xiàn)的任務(wù)。“目前,我國很多地方與院校正在積極建設(shè)信息文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是, 對分布在各個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理, 有的采取集中存儲、集中利用的模式, 有的采用備份中心的模式, 有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。” 我認(rèn)為這種方式，能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規(guī)范化水平。其次，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把圖書館檔案管理信息化列入學(xué)校日常管理工作之中，從而形成檔案的制度化管理。

　　(三)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　圖書館檔案管理的信息化建設(shè)離不開一支具有高素質(zhì)、高技術(shù)的人才，這就需要學(xué)校努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才。作為檔案管理人員，在日常工作中一定要通過培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，一方面能夠掌握相應(yīng)的理論知識, 另一方面能夠熟練地運用信息技術(shù)來完成具體的工作任務(wù)。

　　總之，隨著信息科技的不斷進(jìn)步，檔案管理信息化已經(jīng)成為社會各個領(lǐng)域不可或缺的一部分，只有積極進(jìn)行檔案管理信息化的規(guī)范化和制度化建設(shè)，才能不斷適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢、新變化。