摘要：大型施工總承包項(xiàng)目，管理責(zé)任，特別是經(jīng)濟(jì)壓力均落實(shí)在總承包單位，總承包單位將面臨大量組織協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)產(chǎn)生的對外、對內(nèi)費(fèi)用在結(jié)算時(shí)都會通過總承包單位暴露。資料缺失嚴(yán)重，無法有效與建設(shè)單位結(jié)算，增加內(nèi)部矛盾。加強(qiáng)過程中對費(fèi)用變更資料一定要有效管理，增加項(xiàng)目盈利點(diǎn)。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)資料專員、商務(wù)資料管理制度、數(shù)字化管理

　　1.大型施工總承包項(xiàng)目商務(wù)管理問題

　　施工企業(yè)商務(wù)管理的目的是避免損失取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)項(xiàng)目商務(wù)管理在結(jié)算階段一攬子上報(bào)，歷經(jīng)1至2年完成結(jié)算工作。這種方式在如今合同條款嚴(yán)密、人員不穩(wěn)定及資金高周轉(zhuǎn)的情況下只會增加經(jīng)濟(jì)損失，所以必須在全過程中加強(qiáng)商務(wù)管理，確保資料完整性、合理性、及時(shí)性。在施工總承包模式下總承包單位沒有及時(shí)捏總梳過程資料解決現(xiàn)場爭議會導(dǎo)致自行承擔(dān)專業(yè)單位索賠費(fèi)用。

　　1.1總承包合同條款嚴(yán)密總包單位承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)

　　施工總承包模式從建設(shè)單位角度發(fā)出是幫助建設(shè)單位更好控制項(xiàng)目總成本及明確責(zé)任主體。因?yàn)榻ㄔO(shè)單位只需面對總承包單位，一旦總承包單位管理疏忽就會承擔(dān)專業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

　　自改革開放引進(jìn)外資投資開始，國際承包合同如FIDIC合同體系、JCT合同體系中越來越多的理念被國內(nèi)建設(shè)單位吸收引用，非政府類項(xiàng)目基本采用國際承包合同。近幾年國有企業(yè)開發(fā)的項(xiàng)目雖然采用國標(biāo)清單及國家示范文本，但在專用條款中往往也會增加有關(guān)國際承包合同中條款。在項(xiàng)目結(jié)算引用最多的是：需建設(shè)單位指定負(fù)責(zé)人簽發(fā)的工程指令作為結(jié)算上報(bào)的依據(jù)。雖然簽發(fā)的指令附件還是施工圖、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)變更單、簽證，但建設(shè)單位簽發(fā)指令是一個(gè)主動再覆蓋行為，沒有充分依據(jù)無法得到指令覆蓋。

　　無論國際承包合同還是國家示范文本都對資料上報(bào)時(shí)效性有嚴(yán)格要求。由于種種原因上報(bào)審核過程漫長，很多資料缺失嚴(yán)重。內(nèi)部協(xié)調(diào)會停留在會議室，過程資料的缺失不閉環(huán)，增加對外對內(nèi)結(jié)算難度，造成經(jīng)濟(jì)損失。

　　1.2行業(yè)環(huán)境問題

　　1.2.1 大型總承包項(xiàng)目的總包合同非常復(fù)雜

　　目前大多數(shù)施工企業(yè)并未獨(dú)立設(shè)置商務(wù)管理部門，而是由項(xiàng)目預(yù)結(jié)算部門兼任。預(yù)結(jié)算部門依然按傳統(tǒng)職能劃分，將主要精力放在工程量核對及定額選用，從而忽略了商務(wù)組織管理職能。在建筑市場價(jià)格透明、中標(biāo)價(jià)低的狀態(tài)下，工程量核對準(zhǔn)確只能保證基本成本，并不能帶來更多利潤。

　　1.2.2 主要依靠監(jiān)理及顧問對現(xiàn)場施工、成本把關(guān)

　　常規(guī)情況下監(jiān)理和顧問并不是同一單位，處理問題進(jìn)度緩慢，上報(bào)至建設(shè)單位延后。建設(shè)單位無法第一時(shí)間了解施工企業(yè)上報(bào)事項(xiàng)及費(fèi)用，無法從上至下推進(jìn)，導(dǎo)致很多變更費(fèi)用在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)一并匯總暴露。金額龐大、事項(xiàng)復(fù)雜，增加施工企業(yè)與建設(shè)單位矛盾，不利項(xiàng)目結(jié)算及交付使用。

　　1.2.3 管理人員流動性大

　　近幾年施工企業(yè)的應(yīng)屆生數(shù)量持續(xù)下降，成熟人才流失率持續(xù)走高，老一輩有經(jīng)驗(yàn)的管理人員不會數(shù)字化管理。在我管理的某個(gè)項(xiàng)目建設(shè)中，專業(yè)單位管理人員約有50%以上變動，總承包項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目工程師都有變動。交接工作沒有規(guī)范程序，過程資料嚴(yán)重遺失，沒有留存電子檔，接替人無法快速融入角色，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

　　2.施工總承包項(xiàng)目商務(wù)資料管理的重要性

　　以上問題反映建筑行業(yè)必須改變管理方向，從企業(yè)、項(xiàng)目部自身尋找降本方法，量價(jià)管理已經(jīng)從重點(diǎn)變?yōu)榛A(chǔ)。商務(wù)管理中經(jīng)濟(jì)資料管理值得重視。

　　2.1商務(wù)資料管理內(nèi)容

　　商務(wù)管理包括：總包合同交底制度、分包合同招標(biāo)依法合規(guī)、會議紀(jì)要往來函件收集、預(yù)結(jié)算資金管理、施工方案經(jīng)濟(jì)性評比、分包履約評價(jià)管理。這也是從項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算員的成本構(gòu)架演變到項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理的一個(gè)原因。項(xiàng)目商務(wù)管理是全過程管理，更注重的是制度、程序管理，實(shí)際操作體中主要體現(xiàn)在組織協(xié)調(diào)及過程資料把控。

　　2.2 總承包單位是項(xiàng)目總成本責(zé)任方

　　在施工總承包模式下所有分包合同與總承包簽訂，建設(shè)單位只與總包單位發(fā)生合同、指令關(guān)系。總包單位對所有往來指令、文件整理分解至專業(yè)單位?？偘鼏挝恢噶顐鬟f下達(dá)及時(shí)性、準(zhǔn)確性不足都會造成現(xiàn)場返工、經(jīng)濟(jì)損失，這些損失都將由總包單位承擔(dān)。所有指令、文件資料事前經(jīng)過商務(wù)管理部與技術(shù)部門溝通，事后需要在商務(wù)管理部門存檔作為對外對內(nèi)結(jié)算依據(jù)。

　　2.3 商務(wù)資料管理可以降低自身成本

　　建筑業(yè)市場成本采購?fù)该鳎ㄟ^信息不對稱賺取差價(jià)的時(shí)代已經(jīng)過去。隨著建筑企業(yè)全國化，利用大量集中采購壓低價(jià)格、當(dāng)?shù)毓?yīng)商倡議價(jià)格優(yōu)勢已不在，必須制定一套嚴(yán)謹(jǐn)、可復(fù)制的商務(wù)管理程序用于全國市場，傳統(tǒng)的項(xiàng)目組織構(gòu)架面對信息化數(shù)字化已表現(xiàn)出劣勢。在精簡崗位的同時(shí)必須增設(shè)新崗位來應(yīng)對這次變革，商務(wù)資料管理或許是一個(gè)新方向。

　　3.商務(wù)資料管理的主要措施

　　商務(wù)管理中除了預(yù)結(jié)算的算量組價(jià)其余事項(xiàng)均需要書面資料往來作為依據(jù)。完善的組織構(gòu)架及商務(wù)管理制度就顯得尤為重要，從項(xiàng)目管理角度討論主要措施可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)。

　　3.1 設(shè)立商務(wù)資料管理專員

　　項(xiàng)目商務(wù)管理部基本構(gòu)架可由項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目商務(wù)資料專員、項(xiàng)目預(yù)算專員組成。商務(wù)預(yù)算專員(類似工程資料員及辦公室收發(fā)文)這個(gè)崗位要具備建筑法民法典知識、基本計(jì)價(jià)計(jì)量原理、溝通能力、責(zé)任心、學(xué)習(xí)能力的“資料員”輔助項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理完成工作。

　　(1)細(xì)化總包合同交底材料，將合同文字轉(zhuǎn)化成易傳教的語言。協(xié)助項(xiàng)目其他部門及專業(yè)單位深刻理解總包合同責(zé)任及義務(wù)。項(xiàng)目施工過程中全員具有合約意識，滿足建設(shè)單位要求的同時(shí)收集索賠資料。

　　(2)梳理建設(shè)單位起草的暫估價(jià)工程招標(biāo)文件，交由其他部門審核后反饋建設(shè)單位，避免劃分的施工界面與現(xiàn)場施工管理要求不符，造成現(xiàn)場施工矛盾及經(jīng)濟(jì)損失。

　　(3)完成自營部分勞務(wù)、材料、機(jī)械分包合同招投標(biāo)依法合規(guī)程序及項(xiàng)目完成后履約評價(jià)。

　　(4)確保所有上報(bào)建設(shè)單位的經(jīng)濟(jì)資料順序編碼統(tǒng)一由總承包單位發(fā)放，杜絕專業(yè)單位擅自上報(bào)帶來不良影響。

　　(5)做好內(nèi)部商務(wù)例會會議紀(jì)要，整理各單位商務(wù)訴求，定期上報(bào)商務(wù)經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理解決形成閉環(huán)，作為后期各專業(yè)單位結(jié)算依據(jù)。

　　3.2 商務(wù)資料數(shù)字化

　　施工項(xiàng)目建設(shè)周期長、人員流動性大、商務(wù)資料易丟失。在項(xiàng)目成立初始與建設(shè)單位協(xié)商所有往來資料采用云端存儲服務(wù)。近幾年由于疫情影響互聯(lián)網(wǎng)辦公的運(yùn)用已相當(dāng)成熟，可以借助市面上常規(guī)辦公軟件或自行研發(fā)軟件系統(tǒng)。這部分費(fèi)用可由施工單位承擔(dān)換取的經(jīng)濟(jì)效益遠(yuǎn)超投入。目前很多建設(shè)單位已有簽發(fā)指令、審核施工單位上報(bào)資料的PM系統(tǒng)。更前置的是要求施工單位在自己的PM系統(tǒng)注冊賬號所有資料從上報(bào)至審核結(jié)果數(shù)字化。

　　目前缺失的是總承包單位上報(bào)給建設(shè)單位之前的數(shù)字化內(nèi)部審核程序。既保證資料完整性又避免個(gè)別專業(yè)分包單位向總承包索賠。這些程序會增加很多基礎(chǔ)工作，但也說明了商務(wù)資料管理專員設(shè)立的必要性。

　　3.3 規(guī)范商務(wù)資料制度

　　鑒于商務(wù)資料管理的重要性，從企業(yè)角度也需出臺相關(guān)規(guī)定類似工程竣工資料管理。

　　(1)制定資料清單對標(biāo)管理。通過清單列項(xiàng)鎖定編碼體系，確保資料完整性提高資料質(zhì)量。

　　(2)定崗定人定時(shí)檢查。項(xiàng)目上明確操作責(zé)任人、協(xié)辦人員，企業(yè)層面定期檢查考核。

　　(3)流程細(xì)化嚴(yán)格執(zhí)行。內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序、項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)時(shí)效要求及流轉(zhuǎn)完成的資料保管責(zé)任人。

　　4. 結(jié)語

　　建筑業(yè)大紅利的時(shí)代已經(jīng)過去，今后發(fā)展形勢一定趨向科學(xué)平穩(wěn)。市場價(jià)格透明、行業(yè)競爭激烈，施工企業(yè)自身管理水平將決定利潤空間。關(guān)鍵崗位管理人員可持續(xù)發(fā)展決定了企業(yè)管理水平高低。項(xiàng)目體是施工企業(yè)盈利的根本，項(xiàng)目商務(wù)管理更是整個(gè)項(xiàng)目盈利的核心。在精簡管理成本的年代，重新優(yōu)化項(xiàng)目組織構(gòu)架，增加適應(yīng)新時(shí)代的崗位，往往可以獲得意想不到的收益。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]閆霞. 對總承包項(xiàng)目商務(wù)管理的探討[J]. 工程建設(shè)與設(shè)計(jì)，2013(9)：131-135

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